¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es el equivalente digital de la factura en papel. Su gran ventaja: no necesita papel ni impresiones, ya que se transmite por medios electrónicos. Legalmente, tiene la misma validez que una factura tradicional siempre que cumpla ciertos requisitos técnicos y formales.
Para que sea válida, la factura debe generarse electrónicamente, contener todos los campos obligatorios que exige la ley y ser enviada con el consentimiento del receptor. Aquí es donde entra en juego el software de facturación electrónica, que automatiza este proceso de principio a fin y garantiza tanto la integridad del documento como su autenticidad.
El papel de la automatización de facturas
Hoy en día, la automatización de facturas es clave para cualquier empresa que quiera ahorrar tiempo y minimizar errores humanos. Gracias a un buen sistema de gestión de facturas, se pueden crear, enviar, firmar y almacenar facturas digitales con solo unos clics.
Firma digital en la automatización
Este tipo de software permite incluso integrar la firma digital, aunque desde 2013 ya no es obligatoria. Aun así, muchas empresas la usan para reforzar la seguridad y certificar el origen del documento.
Normativa que regula la factura electrónica
Real Decreto 1619/2012 y Ley 25/2013 y Ley Crea y Crece
La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 1619/2012 y la Ley 25/2013. Además, la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, obliga a autónomos y pymes a implementar la facturación digital, aunque su entrada en vigor se ha ido posponiendo.
Plazos de adaptación
Las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse, mientras que las más pequeñas dispondrán de 2 años una vez aprobado el reglamento definitivo. Implementar desde ya un software de facturación electrónica te permitirá adelantarte a la normativa.
Obligación en el sector público… y también en el privado
Obligación en el sector público
Desde 2015, toda factura emitida a organismos públicos debe ser electrónica. Eso incluye Ministerios, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas y empresas estatales. Estos organismos usan puntos de entrada como FACe y exigen que las facturas cumplan el formato Facturae.
Obligación en el sector privado
En el sector privado, muchas grandes empresas ya exigen el uso de la factura electrónica. Aquí es donde la automatización de facturas y un sistema de gestión de facturas robusto marcan la diferencia para pymes y autónomos.
¿Qué debe hacer el emisor de una factura electrónica?
Requisitos legales del emisor
Si emites facturas electrónicas, debes asegurarte de que:
- Cumplan con los requisitos legales.
- Sean legibles y accesibles.
- Estén contabilizadas adecuadamente.
- Garanticen su autenticidad e integridad.
Todo esto se gestiona fácilmente con un software de facturación electrónica que incluya funciones de automatización de facturas y cumpla con la normativa vigente.
Y el receptor, ¿qué obligaciones tiene?
Validación de la factura
También hay obligaciones para quien recibe facturas electrónicas:
- Verificar la validez de la factura y su firma.
- Conservarla en formato original.
- Asegurar su accesibilidad para revisión o auditorías.
Con un buen sistema de gestión de facturas, estas tareas dejan de ser complicadas y se vuelven parte del flujo automatizado de la empresa.
Ventajas claras de la factura electrónica
¿Todavía dudas si implementar la factura electrónica? Aquí van algunos beneficios:
- Ahorro de costes operativos y en papel.
- Reducción del tiempo de gestión.
- Integración automática con sistemas contables.
- Menor riesgo de errores y falsificaciones.
- Acceso inmediato a las facturas desde cualquier lugar.
Además, con la automatización de facturas todo este proceso se vuelve aún más eficiente y controlado.
En Bilky, estamos aquí para ayudarte a dar el paso hacia la digitalización. Si quieres saber cómo nuestro sistema puede simplificar tu facturación, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de explicarte cómo podemos ayudarte a resolver este desafío de forma sencilla, segura y adaptada a las necesidades de tu negocio.
